Schnelleinstieg ins Projektmanagement – erste Projekte erfolgreich meistern

Wir alle haben eine ungefähre Ahnung davon, was ein Projekt ist. Dagegen ist die Definition in der Norm DIN ISO 21500:2015 doch ziemlich abstrakt:

Ein Projekt besteht aus einer einzigartigen Gruppe von Prozessen, die auf eine Zielsetzung ausgerichtete, koordinierte und gesteuerte Vorgänge mit Beginn- und Fertigstellungsterminen umfassen. Zur Erreichung der Projektziele ist die Bereitstellung von Lieferobjekten erforderlich, die spezifische Anforderungen erfüllen.

Das klingt viel komplizierter als es eigentlich ist. Und fast jeder hat irgendwann mehr oder weniger intensive Erfahrungen mit Projekten gemacht – in der Regel als Teammitglied, wenn größere Veränderungsprozesse anstehen.

Doch Projekte eigenverantwortlich zu leiten, ist schon eine ganz andere Nummer. Du solltest dich einerseits auf das Wesentliche konzentrieren, andererseits aber eine möglichst pragmatische Vorgehensweise wählen. Konzentriere dich bei deinen ersten Projekten zunächst auf die Planung. Eine gute Planung ist das Rückgrat, um Projekte zum einen erfolgreich ins Laufen zu bringen und zum anderen den roten Faden nicht zu verlieren. Deine Planung beschreibt im Grunde den Prozess für dein Projekt, mit einer klaren Vorgehensweise und klaren Regeln. Und am Ende eines jeden Projekts gehört ein ordnungsgemäßer Projektabschluss.

Doch zwischen der Projektplanung und dem Projektabschluss benötigst du als Projektleiter einige Tools für das Projektmanagement. Projektmanagement ist immer als Querschnittsaufgabe verschiedener Disziplinen (Qualitätsmanagement, Konfliktmanagement u. a.) zu verstehen und jedes Projekt gestaltet sich anders. Im Folgenden beschreibe ich einige der wichtigsten Projektmanagementmethoden, die je nach Projektart und Branche unterschiedliche Priorität haben:

1. Umfeldanalyse

Die Umfeldanalyse, auch Stakeholderanalyse genannt, dient dazu das Projektumfeld zu analysieren. Im Fokus stehen dabei Personen oder Personengruppen, die auf unterschiedliche Weise Einfluss auf das Projekt nehmen könnten und die Erkenntnis darüber, wer welchen Einfluss auf das Projekt hat. Dies offenbart potenzielle „Fettnäpfchens“ ebenso, wie die Möglichkeit wohl gesonnene Einflussnehmer für die eigene Sache mit ins Boot zu nehmen.

Die Projektumfeldanalyse wird als Mindmap angelegt mit den einzelnen Personen oder Personengruppen als Hauptzweige.

2. Projekt Canvas

Definiere im Team die zentralen Rahmendaten (z. B. Team, Ziele, Qualität, Umfang, Ressourcen, Roadmap, Risiken, Kosten) für das Projekt. Alle Projektbeteiligten und Stakeholder erhalten mit der Project Canvas (engl.: Canvas=Leinwand) einen schnellen Überblick über das Projekt.

3. Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan PSP ist „die Mutter aller Pläne“ und gibt deinem Projekt eine Struktur, indem er die Arbeit in planbare und überschaubare Pakete herunterbricht. Er ist die vollständige Darstellung aller Aufgaben(-Pakete) in deinem Projekt – übersichtlich und in einer verständlichen Form für alle Beteiligten.

4. User Story

Erstelle User Storys für jede Anforderung in der Alltagssprache des Kunden bzw. Empfänger der Leistung. User Storys sind bewusst kurz gehalten und können nach dem Muster „Als <Rolle> möchte ich <Ziel/Wunsch>, um <Nutzen>.“ formuliert werden.

Beispiel: „Als Controller möchte ich monatliche Abteilungsabschlüsse in einer Excel-Datei bearbeiten, um Verlinkungen mit dem Konzernabschluss herstellen zu können.“

5. Daily Scrum

Arbeitstäglich soll sich das Projekt-Team in einem Kurzmeeting (max. 15 Minuten) über die anstehenden Aufgaben abstimmen, um einen thematischen Überblick zu bekommen, eventuelle Schwierigkeiten aufzudecken und den Arbeitstag effizient zu planen.

6. Kanban light

An einem Kanban-Board wird der Status (mindestens: offen – in Bearbeitung – erledigt) der einzelnen Aufgaben visualisiert. So ist eine hohe Transparenz bei der Aufgabenplanung gegeben und die Durchlaufzeiten verkürzen sich durch die Überwachung und Steuerung entsprechender Verantwortlichkeiten.

7. Arbeitspakete vereinbaren

Eines der wichtigsten Steuerungsinstrumente im Projektmanagement sind Arbeitspakete mit Verantwortlichkeiten. Im Arbeitspaket wird nicht nur der jeweilige Leistungsumfang vereinbart, sondern auch die Art der Zusammenarbeit.