Hat die herkömmliche To-Do-Liste ausgedient?
Ein ganz klares ja! Wenn du stattdessen ein Kanban-Board einsetzt, können du und dein Team Aufgaben und Projekte wesentlich effizienter gestalten. Kanban schafft schnell eine hohe Transparenz über den Projektfortschritt, über offene Themen und über akute Probleme oder Verzögerungen („Bottlenecks“).
Denn Ziel des Kanban-Boards ist es, den Workflow vom Anfang bis zum Ende sichtbar zu machen. Aber Kanban kann noch viel mehr:
· du behältst den Überblick über die zahlreichen meist parallellaufenden Arbeitsschritte,
· dir wird visualisiert, welcher Prozess sich gerade in welchem Stadium befindet,
· die Zusammenarbeit im Team (Developer) wird optimiert und
· die Kommunikation wird gesteigert.
Kanban eignet sich hervorragend, um Prozesse innerhalb eines Teams transparent zu gestalten. Und das führt schließlich zu kürzeren Durchlaufzeiten der einzelnen Arbeitspakete. Im Idealfall erhält so jeder der Beteiligten zu jedem Zeitpunkt durch einen Blick auf das Kanban-Board alle relevanten Informationen über den Projektfortschritt:
· wer macht gerade was?
· wer ist wie weit?
· wer hängt der Deadline hinterher und braucht Unterstützung?
· welche Themen (Items) sind noch offen?
Erfahrungsberichte aus der ganzen Welt zeigen, Kanban lässt sich in vielen unterschiedlichen Branchen und Bereichen einsetzen: Von kleinen Agenturen und Startups über traditionelle Mittelständler oder größere Web-Plattformen bis hin zu international agierenden Konzernen.
Das Kanban-Board kann auf viele unterschiedliche Weisen genutzt und gestaltet werden, um es so optimal für das jeweilige Projekt anzupassen und die Ergebnisse damit zu verbessern.
Das Ganze funktioniert relativ simpel; am besten anhand einer Wandtafel oder einem Whiteboard. Das Kanban-Board wird in der Grundversion in drei Spalten unterteilt. Mittels Haftnotizen oder Karteikarten werden dann die einzelnen Aufgaben notiert. Die drei (Standard-)Spalten sind üblicherweise wie folgt gegliedert:
· Aufgabe (To-Do oder Backlog): Hier werden zunächst alle erforderlichen Einzel- oder Teilprozesse oder Aufgaben erfasst. Dies ähnelt im Prinzip einer klassischen To-Do-Liste. In der ersten Spalte des Kanban-Boards werden somit alle anstehenden Aufgaben angepinnt, die für einen Mitarbeiter oder ein Team in nächster Zeit (im Scrum-Framework auch „Sprint“ genannt) anstehen.
· In Bearbeitung (Work In Progress / WIP): Sobald die Bearbeitung eines Items begonnen hat, wandert die jeweilige Karte in diesen Bereich. So kann auf einen Blick gesehen werden, woran gerade gearbeitet wird.
· Erledigt (Done): In die letzte Spalte des Kanban-Boards gelangt ein Haftzettel erst dann, wenn die darauf stehende Aufgaben wirklich vollständig (gemäß Scrum-Framework auch „Definition of Done“ genannt) abgearbeitet wurde.
Mit wachsender Erfahrung funktioniert die Umsetzung nicht nur besser, sondern das Kanban-Board kann auch individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden. Je komplexer das Projekt, desto mehr Spalten, z. B. „Waiting“ o. dgl. helfen dabei den Entwicklungsprozess zu steuern und zu koordinieren. Der Kreativität sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Hier noch zusätzliche Beispiele, wie das Kanban-Board weiterentwickelt werden kann:
· Teammitglieder erhalten unterschiedliche Post-It-Farben, um diese leichter zuordnen zu können,
· Notizen werden um zusätzliche Informationen erweitert, z. B. geplante Bearbeitungsdauer,
· die Priorität der Aufgaben könnte farblich dargestellt werden.
Natürlich gibt es auch digitale Lösungen für die Verwaltung von Projekten. Mein Favorit ist `Trello´. Aufgaben werden auf Karten notiert und Listen zugeordnet. Die Oberfläche ist einfach gehalten; Karten können per Drag&Drop verschoben werden. Trello ist weniger für große und komplexe Projekte geeignet, bietet allerdings einen innovativen und kreativen Ansatz zur Aufgabenverwaltung.
Kanban ist eine agile Methode, die sich mit dem Prozess entwickelt und bedarfsgerecht angepasst werden sollte. So lässt sich der größtmögliche Nutzen daraus ziehen. Ohne Zweifel ist dies die Selbstorganisation des Teams, woraus sich dann der ökonomische Mehrwert des Agilen Projektmanagements ergibt:
· höhere Qualität,
· höhere Kundenzufriedenheit,
· Steigerung der Produktivität,
· Herstellung der richtigen Funktionalität,
· mehr Engagement & Zufriedenheit im Team.
Allerdings sollte auch berücksichtigt werden, dass Kanban Schwachstellen aufdeckt, insbesondere können Low-Performer identifiziert werden. Das kann zur Ablehnung der Methode bei den Mitarbeitern führen. Kanban bietet sich grundsätzlich eher für kleinere Teams mit bis zu 10 Mitgliedern an, da sonst die Übersichtlichkeit leidet.
Alles in allem jedoch
eine hervorragende Methode Projekte effizient und erfolgreich zu gestalten.
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