Unterbrechungen – sei es durch andere Menschen, durch Meetings oder durch Routine-Aufgaben gehören zu den schlimmsten Zeitdieben. Wie oft wirst du aus deiner Konzentration gerissen und musst dich - nach jeder Unterbrechung - wieder neu einfinden.
Manche Arbeitstage fühlen sich an wie eine Ansammlung von Unterbrechungen, die durch gelegentliches konzentriertes Arbeiten aufgelockert werden. Das raubt Kraft und Nerven. Die folgenden Tipps machen es dir sicher möglich, ein wenig mehr Freiraum für konzentriertes Arbeiten mit wenigen, aber vorhersehbaren bzw. planbaren Unterbrechungen zu schaffen:
In "stillen Stunden" unterbrechungsfrei arbeiten
Vereinbare "stille Stunden": Reserviere dir jeden Tag eine bestimmte Zeit, in der du nicht gestört werden willst. Falls erforderlich, vereinbare mit einem Kollegen, dass er in dieser Zeit sämtliche Telefonate oder Anfragen an dich abfängt. Mit dieser Vereinbarung, die natürlich auf Gegenseitigkeit basiert, schaffst du dir Freiräume, in den du wichtige Arbeiten erledigen kannst.
Dazu bieten sich Randzeiten an. Je nach persönlichem Biorhythmus findet z.B. ein Morgenmensch ungestörte Arbeitszeiten von 7:00 bis 8:00 Uhr. Spätarbeiter finden beispielsweise ab 17:00 Uhr Ruhe. Für alle, die nicht so flexibel kommen und gehen können, empfiehlt es sich, um die Mittagspause eine stille Stunde einzuplanen.
Gehe in „Klausur“
Um gedanklich in ein komplexes Thema tief einzutauchen, hilft es, auch physisch den Raum zu wechseln. So bist du nicht am Platz anzutreffen und überlegst auch nicht, ob du den eingehenden Anruf nun doch annehmen sollst oder nicht. Zudem setzt du so deinen Kollegen ein sichtbares Zeichen für die besondere Situation. Dies setzt natürlich voraus, dass dein Arbeitgeber die räumlichen Möglichkeiten dafür hat oder schafft.
Primetimes für komplexe Aufgabenstellungen
Beobachte dich selbst, zu welchen Tageszeiten du besonders leistungsfähig, motiviert und konzentriert sein kannst – das sind dann deine sogenannten Primetimes. Je nach Typ sind das vielleicht die frühen Morgenstunden, später Vormittag oder ein individuelles Tageshoch am späten Nachmittag. Da kommen dann die aufwendigen Denkaufgaben und konzeptionelle Aufgaben auf den Tisch.
Wenn du dagegen weißt, dass am frühen Vormittag nacheinander Vorgesetzte und Kollegen ins Büro kommen, erledige einfache Tätigkeiten wie E-Mails-Checken oder die Tagespost erledigen. So reißt dich eine nett gemeinte Begrüßung der Mitarbeiter oder sogar die Geräuschkulisse aus der Kaffeeküche nicht aus deiner intensiven Denkarbeit.
Erledige anspruchsvolle Aufgaben dann, wenn du dich ausgeruht und frisch fühlst. Das ist für die meisten Menschen am Morgen. Selbst für "Eulen" bietet es sich an, die erste oder zweite Primetime für komplexe Aufgabenstellungen zu nutzen. Erstens fühlt es sich gut an, wenn die wichtigste Aufgabe des Tages schon am Vormittag erledigt wurde. Zweitens sind die "Eulen" im Büro manchmal auf die "Lärchen" des Hauses angewiesen (oder umgekehrt) und am späten Vormittag oder frühen Nachmittag überschneiden sich noch die Arbeitszeiten beider "Extreme".
Informelle Gespräche bieten sich besonders nach dem Mittagessen an. Das können der Austausch mit Kollegen sein oder Telefontermine. Lockere Gespräche wirken belebend, wenn das „Schnitzel-Koma“ nach Mittag einsetzt.
Arbeits-Bündel und erlaubte Störungen reduzieren Unterbrechungen
Bitten deine Teamkollegen, die mehrmals täglich und unkoordiniert mit ihren Anliegen bei dir auftauchen, ihre Anfragen zu bündeln. Insbesondere die, die „nur mal schnell was fragen wollen…“
Plane für erlaubte Störungen die nächsten Rand- oder Übergangszeiten. Deine Kollegen werden aufschiebbare Fragestellungen nur noch gesammelt zu festgelegten Zeiten an dich herantragen. Und die ein oder andere Frage hat sich dann oft schon von selbst erledigt.
Besprechungs-Marathon ist besser als Etappenlauf
Schau´ in deinen Kalender. Es ist vielfach möglich, mehrere Meetings auf einen Tag zusammenzulegen. Oder umgekehrt, wenn dein Kalender von Meetings gespickt ist, schaffe einen besprechungsfreien Tag. Denn Meetings können sehr viel Kraft kosten, vor allem, wenn sie vor- und nachbereitet werden müssen. Da bleibt oft nicht mehr die Zeit, am gleichen Tag noch etwas tiefgehendes Neues anzufangen.
Mit einem Besprechungs-Marathon und dann gegenüber zum Ausgleich einen besprechungsfreien Tag, ist es dir dann möglich, Zeitblöcke für komplexe Aufgabenstellungen zu schaffen. Die Randzeiten um Meetings herum bieten sich wieder an, um kleine Tasks abzuarbeiten.
Arbeite mit Checklisten
Führe für kurze Aufgaben – ein Mini-Backlog - und eine Checkliste für arbeitsintensive Aufgaben. So behältst du den Überblick und es ist eine befriedigende Bestätigung, wenn alle Aufgaben abgehakt sind.
Comentários