Effektive, agile Prozessoptimierung

Das wichtigste vorweg:

1. Die Menschen und die zwischenmenschlichen Beziehungen sind wichtiger als Prozesse und Instrumente.

2. Ein funktionierender Prozess ist wichtiger als erschöpfende Dokumentation.

3. Die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber ist wichtiger als Abstimmung der Vertragsbedingungen.

4. Die Bereitschaft zu Änderungen ist wichtiger als das Befolgen des ursprünglichen Plans.

Nicht nur Gründer, sondern insbesondere auch langjährig bestehende Unternehmen müssen sich sehr intensiv mit der Optimierung von Prozessen auseinandersetzen, wenn sie daran interessiert sind Geschäftsabläufe oder interne Produktionsprozesse zu verbessern. In vielen Bereichen lassen sich die Effizienz und Effektivität der Unternehmensprozesse wirtschaftlicher gestalten. Eine strukturierte Prozessoptimierung bringt Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch eine gesteigerte Kundenorientierung, eine höhere Qualität von Produkten und von Dienstleistungen sowie eine gesteigerte wirtschaftliche Effizienz. Um dies zu erreichen stehen dir bestimmte Methoden der Prozessoptimierung zur Verfügung.

Prozessoptimierung ist die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Verbesserung bestehender Prozesse durch ein effizientes Zusammenspiel aller am Prozess beteiligten Arbeitsmittel, Personen und Institutionen (Stakeholder). Sie bezieht sich dabei nicht nur auf die einzelnen Prozessschritte. Insbesondere die Schnittstellen zwischen den Prozessschritten mit den vor- und nachgelagerten Stufen werden einbezogen. Ziel ist, Schwachstellen und Ineffizienzen innerhalb bestehender (administrativer) Geschäfts-, Produktions-/Fertigungs- und Entwicklungsprozesse zu identifizieren, zu analysieren und zu eliminieren. Voraussetzung hierfür ist ein Perspektivwechsel von der Aufbauorganisation hin zur prozessorientierten Ablauforganisation. Erst eine ganzheitliche Betrachtung eines der Abläufe in einem Unternehmen ermöglicht es, Prozesse effektiv zu analysieren und zu verbessern.

In vielen Unternehmen wird Prozessoptimierung auch als Prozessinnovation bezeichnet und über einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) gemanagt. Auf Basis einer zentralen Philosophie des Qualitätsmanagements nach der ISO 9001 folgt die Prozessoptimierung der Logik des sogenannten PDCA-Zyklus mit den vier Phasen-Schritten: Plan-Do-Check-Act. Sie ist zwar für eine ISO 9001 Zertifizierung nicht verbindlich, hat sich aber als eine gute Methodik erwiesen.

Die Prozessoptimierung ist ein stets fortlaufender Prozess und keine einmalige Aktion. So geht es schließlich ständig darum, noch effektiver und effizienter zu handeln. Immerhin geht es darum, die eigene Produktivität zu erhöhen und die Qualität nachhaltig zu verbessern. Schlecht geplante Abläufe kosten den Unternehmen Zeit und Geld. Die Optimierung von Unternehmensprozessen spielt daher in vielen Bereichen eine zentrale Rolle und gut durchdachte Prozesse sind ein wesentlicher Faktor für die Effizienz eines Unternehmens.

Die Ziele der Prozessoptimierung hängen natürlich immer vom entsprechenden Unternehmen ab. Mögliche Ziele werden üblicherweise primär in den Bereichen Kosten, Produktivität, Qualität und Ressourcen gesetzt. Aber es gibt auch immer wieder Optimierungsbedarf hinsichtlich der Kommunikation. Ohne eine reibungslose Kommunikation sind die primären Ziele nicht umsetzbar. Genauso wichtig ist aber auch die Sicherung des Firmen-Knowhows durch eine verständliche und zugängliche Dokumentation, zum Beispiel für den Fall, wenn Mitarbeiter ausscheiden oder neue eingearbeitet werden sollen.

Mit agilen Methoden zur Prozessoptimierung lassen sich nachhaltig die besten Ergebnisse erzielen. Mit bereichs- und funktionsübergreifenden Projekt-Teams werden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, sich den Änderungen besser anzupassen. Und – das ist ein unschätzbarer Vorteil - die Nutzung der Methoden zur agilen Prozessoptimierung erweisen sich als hervorragende immaterielle Motivation für die Mitarbeiter. Sie wirken von Anfang an mit und sehen, dass das Unternehmen auf die Umwelt-Änderungen reagiert und an die Lösung der anstehenden Aufgaben flexibel herangeht.

Sich dynamisch entwickelnde Zeiten erfordern neben den grundlegenden Anforderungen an Prozesse insbesondere eine fortwährende Anpassungsfähigkeit der Prozesse. Aus dem Englischen übersetzt bedeutet „agile“ etwa „wendig, beweglich“. Agile Prozessoptimierung bedeutet einfach ausgedrückt, eine schnelle, anpassungsfähige, innovative, auf den Kundennutzen fokussierte Organisation der Prozessoptimierung. Also genau das Gegenteil einer starren Planung.

Um schließlich Prozesse in einem Unternehmen zu verbessern, sind einige Schritte umzusetzen. Dies sind dann die sechs Schritte agiler Prozessoptimierung:

1. Ziele, Umfang und Beteiligte festlegen

Die Ziele und die Umfänge müssen bereichsübergreifend festgelegt werden. Dabei wird die Ausgangssituation analysiert und bewertet.

Da der gesamte Prozess (End-to-End) zu betrachten ist, ist ein bereichs- und funktionsübergreifendes Team zusammen zu stellen.

2. Feinplanung durchführen, Team trainieren und Rollen klären

Wenn Unternehmen ihre Prozesse verbessern wollen, muss dafür die entsprechende Bereitschaft und das Bewusstsein – vor allem in der Führungsebene – geschaffen werden. Optimierung ist ein langfristiger Prozess und eine Kernaufgabe des Managements.

3. Prozessdurchläufe durchführen

Für ein gemeinsames Bild und Verständnis aller Beteiligten ist eine End-to-End-Betrachtung eine wichtige Voraussetzung für die Akzeptanz notwendiger Veränderungen.

Die tatsächlichen Abläufe sind vorzugsweise vor Ort zu betrachten, nicht am grünen Tisch.

4. Prozessdurchläufe dokumentieren

Ausgerichtet auf die gewünschten Ziele und Verbesserungsansätze sollen die Prozesse möglichst pragmatisch, das heißt graphisch und textlich, dokumentiert werden. Spätestens hier zeigen sich die neuralgischen Punkte.

5. Optimierte Prozesse entwickeln

Konkrete Optimierungsansätze aus unterschiedlichen Perspektiven werden vom Team entwickelt. Mittels agiler Methoden wird ein Prozess systematisch auf potentielle weitere Optimierungsmöglichkeiten geprüft (P-D-C-A- Zyklus). Es entsteht ein optimierter Soll-Prozess.

6. Maßnahmen zur Umsetzung planen und durchführen

Sind alle Abläufe optimiert, wird der verbesserte Unternehmensprozess etabliert. In der Regel sind einige Change-Maßnahmen im Unternehmen notwendig und es kann etwas Zeit beanspruchen, bis der optimierte Prozess von allen Beteiligten gelebt wird.

Die Umsetzung optimierter Prozesse sollte anhand festgelegter KPI´s evaluiert werden.

Fazit

Prozessoptimierung ist ein wichtiger Bestandteil in Unternehmen. Um hier strukturiert und sinnvoll vorzugehen, bedarf es passender Methoden. Mit Hilfe der agilen Prozessoptimierung erhält man hoch funktionale und effiziente Abläufe, die durch agile Methoden unterstützt und durch die Fürsprache der Teammitglieder gefördert werden.